各處室、系部（分院、電大），各直屬機構：
為加強學院檔案的制度化、規(guī)范化、信息化建設，確保學院檔案材料的完整、準確、系統(tǒng)。現(xiàn)就2011年度檔案歸檔和移交工作有關事項通知如下：
一、歸檔范圍
1
、2011年度本部門形成的具有保存價值的各類紙質、電子、圖表、聲像、實物等材料，具體歸檔范圍可參照學院檔案信息網(wǎng)站業(yè)務指導欄中的《高等學校各類檔案歸檔范圍和保管期限表》。
2
、2002年建院以來應歸檔而未及時歸檔的檔案材料。
二、歸檔要求
1
、要按照巢湖職業(yè)技術學院兼職檔案人員歸檔流程的要求，對歸檔的檔案材料進行系統(tǒng)整理、電子著錄、確保完整，并認真填寫《巢湖職業(yè)技術學院檔案材料移交登記表》。
2
、歸檔的材料應為原件，復印件不可歸檔。
3
、紙質檔案材料的電子版需同時移交。
4
、要高度重視，嚴格執(zhí)行檔案移交制度，部門負責人要認真把好歸檔資料的審核關，確定專人負責，按時完成年度歸檔工作。
三、歸檔時間：
1
、黨政部門和能按年度歸檔的部門應在3月底前歸檔。
2
、教學部門和能按教學年度歸檔的部門應在9月底前歸檔。
3
、財會部門及各經(jīng)濟實體單位，在會計年度終了后，可暫由所在單位的財會部門保管一年，期滿后，于次年的4月底前歸檔（待審計完畢）。
4
、科研、基建檔案在項目完成并通過鑒定、驗收后的兩個月內歸檔。
二
〇
一二年三月一日
