關于催交2011年度檔案歸檔工作的通知

2012-05-02 08:09 瀏覽次數：次

各處室、系部（分院、電大），各直屬機構：

為加強學院檔案的制度化、規范化、信息化建設，學院于3月初下發文件（院辦秘[2012]6號）要求做好2011年度檔案的歸檔工作,到目前僅有辦公室、宣傳（統戰）部、實驗實訓中心、工會、后勤集團、基建辦等六個部門按時移交了檔案。為確保學院檔案材料的準確、系統、完整，請各部門克服困難，務必于5月20日前，做好2011年度檔案歸檔和移交工作，現就有關事項通知如下：

一、歸檔范圍

1、2011年度本部門形成的具有保存價值的各類紙質、電子、圖表、聲像、實物等材料，具體歸檔范圍可參照學院檔案信息網站業務指導欄中的《高等學校各類檔案歸檔范圍和保管期限表》。

2、2002年建院以來應歸檔而未及時歸檔的檔案材料。

二、歸檔要求

1、要按照巢湖職業技術學院兼職檔案人員歸檔流程的要求，對歸檔的檔案材料進行系統歸類、確保完整，然后送交學院綜合檔案室，由學院綜合檔案室進行集中整理、電子著錄，并出具《巢湖職業技術學院檔案材料移交清單》，經移交人、接收人、監交人核實無誤后，辦理交接手續。

2、歸檔的材料應為原件，復印件不可歸檔。

3、紙質檔案材料的電子版需同時移交。

4、要高度重視，嚴格執行檔案移交制度，部門負責人要認真把好歸檔資料的審核關，確定專人負責，按時完成年度歸檔工作。

二〇一二年四月二十八日

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